Mengenal Filosofi Bisnis Jepang; “The Ultimate of KAIZEN”

Kaizen berasal dari filosofi Jepang dari kata “Kai” dan “Zen” yang dapat diterjemahkan secara kasar berarti “untuk memisahkan dan menyelidiki” dan “untuk memperbaiki situasi yang ada”. The Kaizen Institute mendefinisikan Kaizen sebagai istilah Jepang untuk perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Kaizen diterapkan dengan akal sehat (common sense) dan metode ilmiah menggunakan kontrol kualitas statistik serta kerangka kerja adaptif dari nilai-nilai dan keyakinan organisasi yang membuat setiap anggota organisasi berfokus terhadap “zero defects”. Kaizen adalah sebuah filosofi yang tidak pernah puas dengan hasil minggu lalu atau tahun lalu.

Pengakuan diri (self-awareness) tidak sempurna

Perbaikan dalam konsep Kaizen dimulai dari pengakuan diri bahwa setiap segi-segi organisasi belum sempurna dan perlu banyak diperbaiki, sehingga terdapat ruang atau kesempatan untuk berubah. Hal ini dilakukan dengan membuat perubahan berkelanjutan bagi setiap anggota organisasi untuk menantang status quo. Esensi dari sebuah Kaizen adalah setiap orang yang melakukan tugas nya memiliki keahlian terhadap tugas nya, sehingga ketika mereka di ikut sertakan dalam suatu perubahan atau perbaikan, mereka akan memperlihatkan kepercayaan diri dan kemampuan dalam menguasai sebuah proses pekerjaan yang dilakukan oleh nya, sehingga secara bersama-sama setiap orang dapat berperan untuk meningkatkan sebuah proses pekerjaan ke level perbaikan yang paling sempurna.

Mereka bekerja sama tanpa batasan untuk sebuah perbaikan dan perubahan

Dalam konsep Kaizen, setiap anggota dalam organisasi harus di ikut sertakan tanpa batasan jabatan, mereka bekerja bersama untuk melakukan perbaikan yang produktif.  Dari perspektif ini, Kaizen tidak hanya dapat digunakan untuk peningkatan daya saing pada sektor manufaktur, tetapi dapat juga digunakan terhadap setiap sektor bisnis. Karena dasar pemikiran nya beramsumsi bahwa setiap orang memiliki minat untuk melakukan perubahan (willingness to change).

Proses yang tidak akan pernah selesai (never-ending process)

Kaizen memahami bahwa pekerjaan untuk meningkatkan mutu proses pekerjaan tidak akan pernah selesai, dan status quo akan terus di tantang untuk sebuah perubahan. Teknik Kaizen menjadi terkenal, ketika Toyota membawa konsep ini dan menjadikan nya industri otomotif yang unggul di dunia. Di Toyota, daripada bertanggungjawab terhadap proyek besar, setiap anggota di dorong untuk mengidentifikasi setiap masalah, sekecil apapun itu, menelusuri nya, dan memberikan solusi yang diperlukan terhadap nya secara mandiri.

Perbaikan pada Kaizen berfokus pada proses. Kaizen menghasilkan “process-oriented thinking”, yaitu berorientasi pada setiap orang dan diarahkan pada upaya setiap orang untuk melakukan perubahan dan perbaikan. Daripada mengidentifikasi karyawan (orang) sebagai masalah, Kaizen menekankan bahwa proses adalah akar permasalahan dan setiap orang dapat memberikan perbaikan dengan pemahaman mendalam terhadap bagaimana pekerjaan mereka dapat disesuaikan dengan proses tersebut dan melakukan perubahan dan perbaikan terhadap nya.

Penerapan prinsip Kaizen dianggap menjadi salah satu faktor utama penyebab Jepang memiliki keunggulan untuk sukses. Kaizen kemudian muncul di U.S. sebagai metode yang dapat memimpin peningkatan produktivitas secara dramatis dalam perusahaan sektor manufaktur.

Peralatan yang dibutuhkan untuk menerapkan filosofi Kaizen

Proses perbaikan kualitas pada metode Kaizen, membutuhkan peralatan spesifik, teknik, supervisor dan operator. Peralatan tersebut harus merupakan sebuah objek fisik (tangible objects/Gembutsu) dapat berupa flow charts, pareto analysis, run charts, data collection, histogram, scatter analysis, checklist, diagram hubungan sebab akibat, dan peralatan serupa lain nya yang dapat digunakan oleh anggota team untuk menganalisis dan mendeteksi permasalahan dan membuat proposal untuk memberikan solusi terhadap masalah tersebut. Peralatan tersebut digunakan oleh dan untuk team untuk membantu mereka mengidentifikasi masalah dan mendorong pemberdayaan (empowerment) untuk melakukan perubahan dan perbaikan. Sehingga peralatan visualisasi semacan itu dapat membuat setiap orang melihat bagaimana kinerja mereka dari masa ke masa. Peralatan visual tersebut harus relevan dan valid, mudah dipahami bagi orang yang sedang diukur kinerja nya, dan harus menekankan aksi proaktif daripada saling menyalahkan.

Prinsip dan elemen dasar Kaizen

Pada dasar nya, terdapat 2 elemen dasar yang membentuk Kaizen, yaitu (i) perbaikan atau perubahan untuk lebih baik dan (ii) keberlanjutan (ongoing/continuity). Kekurangan salah satu elemen tersebut tidak akan membuat organisasi anda menerapkan konsep Kaizen. Misal nya perusahaan yang melakukan perubahan tetapi tidak secara berkelanjutan atau perusahaan yang menjalankan bisnis secara berkelanjutan tetapi tidak melakukan perubahan ke arah yang lebih baik, tidak dapat dianggap telah menerapkan Kaizen. Karena Kaizen harus mengandung kedua elemen dasar tersebut.

Kunci lain terhadap konsep Kaizen adalah proses perbaikan yang terus berlangsung dan tidak pernah berakhir. Bukan hal yang suling bagi sebuah organisasi untuk mengenalkan sesuatu yang baru kedalam nya, tetapi hal yang paling sulit adalah bagaimana membuat hal itu berkelanjutan dan tetap berjalan (maintain the momentum).

Pesan dari filosofi Kaizen adalah tidak ada satu hari pun sebuah perusahaan berjalan tanpa perbaikan pada suatu business proses tertentu. Kaizen adalah tugas setiap orang, yang membutuhkan keahlian pemecahan masalah yang canggih, serta pengetahuan professional, dan teknik untuk melibatkan setiap orang dari berbagai departemen/lini/divisi/bagian agar dapat bekerja sama dalam team untuk memecahkan masalah secara bersama-sama.

Langkah-langkah untuk menerapkan Kaizen

Kaizen merupakan cerminan dari manajemen perubahan (change management) dan merupakan metodologi yang tepat untuk meningkatkan operasi manufaktur secara berkelanjutan dan bertahap mengikuti langkah-langkah yang sebagai berikut:

-   Membuat rencana untuk melakukan setiap perubahan yang dibutuhkan untuk diperbaiki

-   Melakukan perubahan pada skala kecil

-   Melihat dan mengukur hasil nya

-   Melakukan evaluasi terhadap hasil dan proses tersebut dan menentukan hal apa yang telah dipelajari.

Prinsip Kaizen berawal dari proses “menyadari keadaan diri sendiri” (self-awareness) masih terdapat ruang untuk melakukan perubahan ke arah yang lebih baik. Sehingga Kaizen menekankan kesadaran terhadap masalah dan memberikan sebuah petunjuk untuk mengidentifikasi masalah agar di selesaikan. Jadi Kaizen adalah juga sebuah proses yang berorientasi pada penyelesaian masalah (problem-solving oriented). Namun diatas segalanya Kaizen adalah sebuah filosofi manajemen yang mendorong agar diciptakan standar yang lebih tinggi bagi setiap level dalam organisasi untuk melakukan perubahan dan perbaikan berkelanjutan pada semua proses.

Perbedaan gaya manajemen Barat dan Jepang

Perbedaan kontrol kualitas di Barat (Western) dan Jepang (Japanese) adalah “kontrol di Barat lebih menekankan pada pengendalian kualitas dan penyesuaian terhadap standard dan spesifikasi. Sedangkan di Jepang lebih menekankan pada peningkatan kualitas (Kaizen). Dengan kata lain Jepang memilih pendekatan untuk melakukan Kaizen secara sistematis dan berkelanjutan, karena menyadari bahwa tidak ada proses yang sempurna, karena tidak ada sebuah struktur, produk, atau sistem yang akan pernah menyampai tingkat kesempurnaan. Sehingga pada titik itulah semua proses dapat diperbaiki ke arah yang lebih baik untuk mengurangi pemborosan.

Tiga Pilar Kaizen

Menurut M. Imai terdapat 3 (tiga) pilar Kaizen, antara lain (i) housekeeping (menjaga ruang kerja untuk tetap bersih), (ii) waste elimination (menghilangkan pemborosan), (iii) standardization (standardisasi dinamis yang adaptif dan terbuka terhadap perubahan). Menurut nya setiap anggota organisasi pada setiap level harus bekerja sama untuk memenuhi kategori tersebut. Selain itu terdapat 3 (tiga) faktor penting, (i) visual management, (ii) peran supervisor, (iii) penting nya training dan membuat organisasi pembelajar (learning organization).

Kaizen dan Inovasi

Praktik Kaizen memperbaiki status quo dengan memberikan nilai tambah terhadap nya. Kaizen tidak menggantikan atau menghalangi inovasi, justru kedua nya saling melengkapi. Ketika Kaizen telah kehabisan tenaga/momentum (jenuh), maka inovasi harus diluncurkan, dan Kaizen harus mengikuti segera setelah inovasi dimulai. Kaizen akan memperbaiki aktivitas yang sedang berjalan, tetapi tidak memberikan perubahan besar secara langsung. Penting untuk mengatur keseimbangan antara inovasi dan strategi Kaizen yang berfokus terhadap perbaikan. Tugas top level management adalah untuk menyeimbangkan Kaizen dan Inovasi, dan tidak pernah melupakan kesempatan untuk melakukan inovasi.

Wellcode.io Team

Leading high-tech Indonesia Startup Digital - which serves the community with revolutionary products, system development, and information technology infrastructure