[PENDING] Pemimpin yang efektif; “Effective executive by Peter Drucker”

Peter Ferdinand Drucker (1909-2005) (Peter D.), adalah orang Amerika keturunan Austria, ia adalah seorang konsultan manajemen, pelatih, pengajar, dan penulis. Kebanyakan tulisan nya berkontribusi pada fondasi filosofi praktis bisnis modern. Peter D.  adalah juga seorang pemimpin dalam pengembangan konsep manajemen modern, dan menemukan konsep manajemen berdasarkan tujuan (objectives) dan pengendalian diri (self-control) dan telah sering kali disebut-sebut sebagai bapak pendiri konsep manajemen modern. Pemikiran dan tulisan nya di bidang manajemen sangat terkenal dari segi teoritis dan praktis, selain itu tulisan Peter D. juga dianggap mampu memprediksi perkembangan manajemen modern termasuk teori-teori tentang privatisasi, desentralisasi, budaya jepang, pemasaran modern, informasi, dan penting nya proses pembelajar seumur hidup (lifelong learning). Pada tahun 1959 Peter D. telah menciptakan konsep dan istilah tentang “knowledge worker” dan menganggap bahwa konsep tersebut sangat penting di bidang manajemen bisnis modern masa depan. Pada sesi kali ini kita akan membahas mengenai salah satu buku nya berjudul “effective executive” yang diterbitkan oleh New York; Harper & Row pada tahun 1967 dan buku ini dianggap masih relevan hingga saat ini dan sebagai salah satu kitab yang harus dipelajari oleh pemimpin bisnis di masa depan agar menjadi seorang eksekutif yang efektif.  Jangan lupa sebelum baca, coba platform pinterusaha.ai untuk optimasi bisnis anda klik disini!

Menurut Peter. D., pemimpin (atau eksekutif dalam sebuah perusahaan) yang efektif tidak mengambil banyak keputusan. Mereka justru berkonsentrasi terhadap beberapa keputusan penting pada level tertinggi dari pemahaman konseptual. Mereka tidak terlalu terkesan dengan kecepatan dalam pengambilan keputusan, karena justru kemampuan yang sesungguhnya dari seorang eksekutif yang efektif adalah keahlian bagaimana melakukan pengaturan dan rekayasa terhadap variable yang mungkin menjadi masalah dalam sebuah organisasi. Pada dasar nya mereka ingin mengetahui realitas dan konsep dasar apa yang sebenar nya harus dipenuhi, mereka menginginkan sebuah dampak (decision impact) daripada teknik yang rumit.  

Pemimpin yang efektif adalah sebuah kemampuan yang dapat dipelajari dari proses belajar yang lama, dan bukan sesuatu yang dilahirkan secara alamiah. Peter D. telah melakukan penelitian selama puluhan tahun dan diri nya tidak pernah melihat seorang eksekutif atau pimpinan yang efektif dilahirkan secara alamiah (natural born effective executive). Menurut nya, hanya dengan proses belajar, belajar, dan belajar kemampuan seorang eksekutif dapat diasah menjadi pemimpin yang efektif. 

Dalam sebuah buku yang ditulis oleh Peter D., terdapat 5 proses belajar untuk melatih efektivitas seorang pemimpin, pertama (i) adalah manajemen waktu, kedua (ii) adalah fokus pada hasil dan kontribusi terhadap organisasi, ketiga (iii) fokus terhadap kekuatan dan membangun sesuatu dari kekuatan inti, daripada memperbaiki kelemahan, keempat (iv) membuat prioritas serta memiliki konsentrasi dan fokus terhadap sedikit hal dengan hasil yang luar biasa, kelima (v) mengambil keputusan secara efektif. 

1. Manajemen waktu 

Proses latihan dan belajar yang pertama dan paling penting adalah bagaimana anda mengatur waktu. Waktu adalah sumber daya utama yang paling berharga dan paling utama. Anda dapat saja kehilangan aset, uang, perhiasan, atau sumber daya lain yang paling berharga dalam hidup anda, anda juga mungkin suatu waktu kehilangan kesehatan anda, namun anda masih mungkin mendapatkan nya kembali. 

Namun, waktu tidak bersifat seperti itu. Sekali anda kehilangan waktu anda, maka waktu tidak akan dapat diperoleh kembali. Sehingga waktu adalah sumber daya dan aset yang sebenar nya paling berharga. Dalam latihan ini anda harus membuat penggunaan waktu lebih optimal. Menurut Peter D., terdapat beberapa langkah yang dapat anda lakukan untuk melakukan latihan ini, pertama (i) anda perlu melakukan penelusuran terhadap waktu yang anda miliki (tracking), kedua (ii) adalah pengaturan waktu (time management), ketiga (ii) adalah konsolidasi waktu yang anda miliki (time consolidating). 

Penelusuran waktu dapat dilakukan dengan cara melakukan perencanaan dan mengalokasikan waktu terhadap aktivitas dan kegiatan yang anda nilai paling signifikan dan berdampak penting. Anda harus dapat melakukan penelusuran waktu berapa lama anda harus fokus terhadap suatu kegiatan, menghindari kegiatan yang tidak perlu, dan mengetahui seberapa banyak waktu yang telah terbuang, tersisa, dan telah anda gunakan secara efektif.  

Penelusuran waktu dalam beberapa penelitian Peter D. terbukti dapat memperbaiki kinerja anda, karena dengan hal tersebut anda dapat mengukur saat ini anda berada dimana, perbaikan apa saja yang telah anda lakukan, dan harus dilakukan ulang, mengetahui waktu yang telah anda alokasikan sesuai dengan konsentrasi terhadap skala prioritas menurut versi anda. 

Melalui penelusuran waktu, anda seperti memiliki data tentang progres waktu dan kegiatan yang telah anda lakukan, sehingga anda memiliki wawasan (insight) terhadap diri anda dan pekerjaan yang anda lakukan, berapa lama anda melakukan pekerjaan tersebut, sudah sejauh mana anda melakukan pekerjaan tersebut, dan berapa lama waktu yang sebenar nya telah anda buang. Dengan wawasan data terhadap penelusuran waktu ini, anda dapat memperbaiki kinerja anda dalam mengatur waktu dan mengetahui pekerjaan anda secara kuantitatif dan kualitatif. 

Pengaturan waktu juga sama penting nya, karena hanya dengan mengatur dan mengalokasikan waktu, anda dapat memanfaatkan waktu lebih optimal. Dalam pengaturan waktu ini anda harus mengeliminasi sebuah pekerjaan yang tidak berguna, pekerjaan yang membuang-buang waktu, sehingga sebenar nya anda dapat melihat lebih jelas seberapa banyak waktu yang anda miliki untuk berkonsentrasi dan fokus terhadap kegiatan tertentu untuk menghasilkan kualitas pekerjaan yang superior. 

Dalam latihan ini anda harus mengetahui dan menyusun sebuah skala prioritas. Skala prioritas paling penting disusun berdasarkan pekerjaan yang memiliki dampak paling besar terhadap suatu hal yang anda lakukan. Dengan skala prioritas ini, anda dapat mengeliminasi pekerjaan yang tidak begitu berdampak, dan mendelegasikan nya terhadap orang-orang yang anda nilai mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut. 

Dengan melakukan penelusuran terhadap waktu, anda memilki wawasan (insight), terhadap alokasi waktu yang anda gunakan sehari-hari. Dengan pengaturan waktu, anda dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan skala prioritas dan mengeliminasi pekerjaan yang tidak begitu berdampak penting, sehingga anda mampu mengoptimalkan waktu dan kegiatan anda. 

Konsolidasi waktu berbicara mengenai penyediaan alokasi bagian waktu terhadap sebuah pekerjaan yang paling prioritas. Konsolidasi waktu versi Peter D. adalah melakukan alokasi minimal ½ hari sampai dengan 2 minggu untuk berfokus terhadap kegiatan sesuai dengan skala prioritas yang anda miliki. Hanya dengan alokasi waktu yang sangat efisien, anda dapat menjaga fokus dan konsentrasi terhadap pekerjaan sesuai dengan skala prioritas anda, sehingga anda benar-benar menghasilkan sebuah karya yang berkualitas dan superior.   

2. Fokus pada hasil dan kontribusi terhadap organisasi 

Latihan kedua adalah mengenai fokus dan kontribusi terhadap organisasi. Sebelum kita melangkah terhadap teknik pelatihan ini, kita perlu pemahaman yang mendalam tentang pengertian, efektif yang seperti apa? Bagaimana ukuran efektivitas tersebut? Untuk menganalisa efektivitas ini anda harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana organisasi mendefinisikan suatu hal yang dianggap “efektif”. 

Menurut Peter D. efektifitas dinilai terhadap peranan setiap organ dalam organisasi. Misal nya ketika anda berperan sebagai akuntan, manajer, tenaga ahli, maupun peran-peran lain nya. Dengan peran dan keahlian tersebut, tentu terdapat kontribusi yang di ekspektasi atau diminta oleh diri anda terhadap organisasi. Dalam sebuah organisasi yang kompleks, mungkin saja terdapat suatu pembagian tugas untuk mengetahui dan menilai efektivitas kontribusi yang di ekspektasi terhadap organisasi. Dalam sebuah organisasi sederhana yang belum kompleks, mungkin eksepktasi dapat berbeda, seperti bagaimana setiap anggota tim diminta untuk bekerja sama, berkolaborasi, dan berkomunikasi dalam menyelesaikan sebuah masalah. 

Seorang eksekutif atau pemimpin perusahaan misal nya di eksepktasi untuk membangun perusahaan, memimpin sebuah tim untuk menciptakan produk yang bernilai, produk yang laku di pasar, stabilitas produk dan laba, memperluas pasar, menciptakan inovasi atau hal serupa lainnya. Dalam permintaan yang tidak terstruktur dan sistematis ini, seorang eksekutif yang efektif mampu menguraikan strategi, merekayasa variable untuk mencapai ekspektasi tersebut, dan mempertahankan secara konsisten bahkan mengembangkan nya ke tingkat yang lebih lanjut.  

Seorang eksekutif yang efektif mampu mendefinisikan kontribusi menjadi skala prioritas, dan menyelesaikan nya dengan pendekatan yang sistematis, sehingga langkah-langkah yang diambil dapat menjadi efektif. Pada akhir nya seorang eksekutif atau pemimpin yang efektif mampu meningkatkan optimalisasi setiap kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, fokus terhadap hasil yang di espektasi, dan membuat setiap anggota dapat berkontribusi sesuai dengan peran nya.   

Untuk dapat melakukan proses latihan ini, seorang pemimpin harus terlebih dahulu membuat kejelasan (clarity) terhadap fokus dan tujuan setiap anggota organisasi sehingga dapat bergerak menuju arah yang ditentukan oleh seorang pemimpin. Dengan latihan membuat kejelasan semacam ini anda dapat melihat gap yang ada saat ini untuk mencapai tujuan tersebut, kemudian menentukan sebuah cara untuk memperbaiki atau melakukan improvisasi terhadap masing-masing anggota termasuk pemimpin. Cara-cara yang diambil adalah kontribusi yang harus relevan terhadap tujuan tersebut dan mampu menutup gap yang ada saat ini untuk mencapai tujuan dengan gap yang dituju tersebut.

3. Membangun dengan kekuatan daripada kelemahan 

Latihan ketiga adalah latihan bagaimana seorang pemimpin untuk membangun organisasi dengan kekuatan inti. Pemimpin yang efektif dapat memperhatikan setiap potensi kekuatan inti dan menggunakan kekuatan inti tersebut untuk membangun organisasi yang sangat kuat. Pemimpin yang efektif adalah ia yang mampu membuat kekuatan menjadi lebih produktif. 

Pada dasar nya, pemikiran ini disadari oleh Peter D., bahwa setiap orang memiliki kekuatan dan kelemahan inti. Peter D. mengatakan bahwa orang yang berfokus untuk memperbaiki kelemahan nya akan berakhir menjadi orang-orang yang tidak unggul atau berkemampuan rata-rata (mediocrity). Pemimpin yang efektif disarankan untuk sangat berfokus terhadap kekuatan dan mengabaikan kelemahan yang ada. Latihan ini dapat dilakukan dengan cara melatih secara keras dan terus menerus terhadap kekuatan inti yang anda miliki, sehingga kelemahan menjadi tidak relevan. 

Kelemahan yang dimaksud di sini tentu bukan masalah karakter dan integritas personal, jika kelemahan anda di sini adalah hal tersebut, tentu anda harus memperbaiki nya. Kelemahan dan kekuatan yang dimaksud di sini adalah tentang kemampuan dan keahlian seseorang, misal nya seseorang bisa saja memiliki keahlian akunting memiliki kekuatan untuk menganalisa angka-angka pada laporan keuangan, seorang manajer memiliki kekuatan untuk memimpin sebuah tim mencapai tujuan tertentu, pada dasar nya mereka pasti memiliki sebuah kelemahan. Pemimpin yang efektif mampu melakukan penilaian dan identifikasi terhadap kelemahan dan kekuatan semacam itu, kemudian beralih dan fokus untuk melipat gandakan kekuatan, sehingga membuat kelemahan tersebut menjadi tidak relevan. 

Sebuah cerita yang dapat di simulasi di sini misal nya, sewaktu Abraham Lincoln mencari seorang jenderal perang. Diri nya memilih seorang jenderal yang mempunyai kemampuan, keunggulan, dan kekuatan untuk berperang, namun di sisi yang lain jenderal tersebut adalah pemabuk. Lincoln memilih diri nya karena menyadari bahwa setiap orang memiliki kelemahan, bahkan ia justru merayakan kelemahan tersebut dengan mengirimkan barel-barel minimum untuk para jenderal pemabuk tersebut. 

Latihan ini dibangun dari sebuah asumsi, konsep, dan pemahaman dasar bahwa tidak ada manusia yang paling sempurna. Pemimpin yang efektif menyadari itu dan justru berfokus pada kekuatan tertentu dan melipatgandakan kekuatan nya untuk membangun sebuah organisasi yang unggul, sehingga mampu membuat kelemahan-kelemahan semacam itu menjadi tidak relevan. 

4. Membuat prioritas dan konsentrasi terhadap fokus tertentu dengan hasil yang luar biasa 

Latihan berikut nya adalah tentang membuat skala prioritas dan berkonsentrasi terhadap suatu hal untuk menciptakan sebuah hasil yang luar biasa. Latihan ini hanya dapat anda lakukan ketika anda mengetahui secara jelas tujuan apa yang hendak anda capai. Hanya dengan memperjelas tujuan tersebut, maka anda dapat dengan mudah mencapai nya. Anda dapat melatih menetapkan tujuan secara jelas dengan latihan membuat diagram seperti berikut:

Apa tujuan anda? (mendirikan perusahaan menguntungkan) -> Apa sub tujuan yang spesifik? (memiliki 100 klien retensi baru dalam 1 tahun berikut nya) -> Bagaimana mengukur keberhasilan? (memperluas jaringan bisnis baru dan orang-orang baru) -> Bisakah ini tercapai? (ya, bila setidak nya saya bertemu setidak nya 10 orang baru setiap bulan nya) -> apakah ini realistis? (ya, bila setidak nya saya dan tim menyisihkan waktu untuk bertemu orang-orang baru setidak nya 3 orang baru setiap minggu nya) -> Seperti apa penentuan waktu anda? (menemukan referensi baru setiap minggu, pengiriman proposal kerja sama setiap minggu, bertemu dengan orang-orang baru setiap minggu). 

Setelah anda membuat diagram tujuan anda seperti itu, maka konsentrasikan seluruh energi anda untuk melakukan kegiatan itu. Latihan untuk mendukung kegiatan ini adalah melakukan suatu hal yang menurut anda paling penting untuk dilakukan pada momen saat itu juga (fist think first) terhadap jadwal-jadwal sesuai dengan alokasi waktu yang telah anda tetapkan. Anda harus memiliki kehendak baja untuk berkata tidak terhadap potensi distraksi yang dapat mengganggu fokus anda. Karena dengan melakukan hal ini sebenar nya anda melatih diri anda untuk berkomitmen terhadap tujuan yang telah anda tetapkan dan melakukan nya secara konsisten. 

5. Mengambil keputusan secara efektif 

Latihan berikut nya adalah dengan mengambil keputusan secara efektif. Inti dari latihan ini sebenar nya adalah melatih anda menjadi pemimpin yang efektif. Pemimpin yang efektif adalah pemimpin yang mengambil sedikit keputusan terhadap masalah yang sangat signifikan, sehingga putusan - putusan berikut nya akan mengacu pada putusan yang sifat nya mendasar, konseptual, dan yang paling berdampak yang telah diputuskan oleh pemimpin.  

Pemimpin yang efektif harus dapat mengambil keputusan dengan pendekatan yang sistematis. Salah satu contoh model pengambilan keputusan tersebut adalah tentang bagaimana mengambil keputusan berdasarkan data, probabilitas, dan kerangka (framework) mental model terhadap putusan yang berdampak paling signifikan. Pemimpin yang efektif justru mengambil keputusan yang lebih sedikit daripada pemimpin yang tidak efektif. 

Pemimpin yang efektif tidak berusaha untuk mengambil keputusan secara cepat terhadap berbagai hal. Diri nya berusaha melangkah mundur sejenak untuk merenungkan dan melihat kembali hal apa yang paling penting untuk diputuskan. Karena pengambilan 1 (satu) keputusan tersebut akan berdampak terhadap 100 (seratus) keputusan berikut nya. Pemimpin yang efektif tidak perlu mengambil keputusan yang sama berulang kali. 

Salah satu konsep yang paling penting dalam latihan pengambilan keputusan yang efektif adalah konsep boundary conditions. Konsep ini berbicara tentang bagaimana seorang pengambil keputusan mengetahui kondisi tertentu yang menjadi prasyarat dalam pengambilan keputusan yang efektif. Pemimpin harus mengetahui prasyarat apa yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan yang efektif dan tepat. 

Boundary conditions adalah elemen yang paling penting dalam proses pengambilan keputusan, karena konsep ini mengacu pada kejelasan dan spesifikasi tertentu tentang bagaimana keputusan tersebut dapat dilaksanakan? Apa tujuan (objectives) dari keputusan yang diambil tersebut? Tujuan minimum apa yang harus di dapat dari pengambilan keputusan tersebut? Kondisi apa yang harus dipenuhi?

Dalam ilmu pengetahuan hal tersebut dikenal dengan nama boundary conditions. Keputusan yang efektif harus memenuhi boundary conditions. Untuk memenuhi hal itu, maka keputusan tersebut harus mampu (adequate) menjalankan tujuan-tujuan tersebut. 

Semakin ringkas dan jelas boundary conditions disebutkan, maka semakin besar kemungkinan suatu keputusan diambil secara efektif dan akan menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan. Sebaliknya, seorang pemimpin yang tidak mampu menjelaskan boundary conditions dalam pengambilan keputusan nya, maka semakin besar kemungkinan keputusan tersebut tidak efektif dan tidak mampu menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan, meskipun keputusan mungkin terlihat sangat jenius dan brilliant. 

Beberapa elemen kunci untuk dapat mengambil keputusan efektif dan mengetahui boundary conditions, kami coba memberikan beberapa poin kunci yang perlu anda ilhami; 

 Cek produk kami pinterusaha.ai dan klik disini! 

Wellcode.io Team
Leading high-tech Indonesia Startup Digital - which serves the community with revolutionary products, system development, and information technology infrastructure